A docente Anabela Estudante teve a iniciativa de criar um dashboard que permite visualizar, em tempo real, os dados considerados mais relevantes, no que diz respeito ao serviço de empréstimo domiciliário prestado pela Biblioteca Escolar (BE): número de leitores, número total de requisições, géneros literários dos livros requisitados e os títulos mais requisitados. São disponibilizados filtros que permitem segmentar a informação pelas categorias “ano letivo” e “turma”.
O dashboard da Biblioteca Escolar permite que a professora bibliotecária conheça os indicadores-chave do desempenho da biblioteca, no que concerne ao serviço de empréstimo domiciliário, constituindo-se assim como um excelente instrumento visual de apoio ao processo de planificação, monitorização e avaliação da atividade da BE.
O sistema implementado não tem custos de licenciamento, oferecendo possibilidades de personalização. O Google Data Studio permite que o dashboard seja integrado no site do agrupamento ou consultado, desde que o link seja disponibilizado, por exemplo, através de um QR code. Deste modo, também a comunidade educativa ( alunos, professores, assistentes operacionais/ técnicos/ administrativos, encarregados de educação…) podem conhecer os livros mais requisitados e os demais dados disponibilizados.
A Biblioteca Escolar da Escola EB 2,3 de Santo António tem utilizado o Sistema de Gestão Documental Docbase para efetuar o registo dos leitores e monitorizar o serviço de empréstimo domiciliário. A produção de relatórios sobre o número de livros requisitados por ano e por turma é efetuada manualmente, no final de cada mês, pela assistente operacional, sendo disponibilizado um gráfico com os dados obtidos para consulta dos interessados na BE.
Esta recolha e compilação manual dos dados por ano e por turma mensalmente é um processo moroso e obsoleto, desfasado da vertiginosa rapidez do mundo tecnológico e não se adequa às necessidades atuais da Biblioteca Escolar. Além disso, este sistema de monitorização apresenta lacunas que urge colmatar. A biblioteca escolar deve ter conhecimento, em qualquer momento, sobre os dados reais e atualizados deste serviço e igualmente fulcral deve ter conhecimento sobre o que os alunos estão a ler.
No sentido de dar uma resposta eficaz a esta necessidade identificada, no ano letivo de 2020/2021, foi implementado a nível experimental, na Biblioteca Escolar da Escola EB 2,3 de Santo António um processo de gestão das requisições domiciliárias efetuadas pelos alunos do 2º ciclo, utilizando um ficheiro Google Sheets, do domínio do Agrupamento de Escolas João de Deus. Os dados relativos ao registo dos leitores e requisições de empréstimo domiciliário efetuadas foram associados ao Google Data Studio permitindo assim a criação do dashboard.
O processo implementado permite em tempo real e de forma automática visualizar os indicadores selecionados, efetuar de forma dinâmica a sua agregação por ano, turma e período de tempo, permitindo ainda ficar a conhecer os títulos e os géneros literários mais requisitados. No ficheiro Google Sheets é ainda possível efetuar um controlo das requisições de forma a detetar atrasos na devolução dos livros.
Este processo de gestão de requisições exigiu à assistente operacional alguma adaptação e aprendizagem no que diz respeito à inserção dos dados. Foi ainda necessário proceder a alguns ajustes no ficheiro Google Sheets, de forma a tornar mais simples a sua utilização. Contudo, a adaptação inicial a este processo de gestão de requisições é largamente compensada pelas vantagens apresentadas.
Deste modo, pretende-se alargar a implementação deste processo ao universo de todos os utilizadores no próximo ano letivo.
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